万圣节刚过，雇主们便着手准备在新的一年推出新政策或手册。此时值得思考的是，员工将如何确认已收到并理解这些政策或手册。 许多雇主依赖电子签名（通常称为e-signatures）来记录这些政策确认，同时也用于处理大量其他文件，包括入职文件、仲裁协议、竞业限制协议以及离职补偿协议等。电子签名的便利性固然显著，但过于宽松的电子签名流程可能为雇主埋下隐患。所幸存在若干最佳实践可有效规避这些风险：
明确同意电子签名
《统一电子交易法》（UETA）已获49个州采纳（纽约州除外，该州拥有类似的独立版本），该法通常规定当双方同意使用电子签名时，电子签名与手写签名具有同等效力。在联邦层面，《全球与国内商业电子签名法》（E-SIGN）同样认可电子签名的有效性。 虽然使用电子签名的协议可从上下文推断，但雇主仍应在文件中明确书面约定，例如加入条款声明：本文件可通过电子签名签署，双方同意电子签名具有与手写签名同等的法律效力。此类表述既能体现对电子签名法规的遵守，亦可避免员工事后声称未同意使用电子签名。
避免电子通信中产生“合同”的歧义
电子签名与手写签名具有同等法律效力这一事实，有时会引发意想不到的后果。例如，员工在回复邮件中的签名栏是否会构成对薪酬或其他条款讨论的"协议"？而雇主原本仅意图将这些讨论视为假设性或待协商事项。 针对电子邮件（甚至系列短信）在不同情境下能否构成约束性合同，法院裁决结果各异。为规避此类风险，雇主应酌情在邮件或短信中使用条件性表述及免责声明。 具体而言，雇主可声明仅以特定方式签署独立协议；明确条款未来书面确认的先决条件；并重申不愿受电子邮件或短信沟通约束。此外，制定书面政策规定仅特定高管有权代表公司缔约，可有效应对员工主张未经授权主管的邮件或短信构成合同义务的情况。
防范“不是我干的”（也许是卡斯珀干的？）辩解
电子签名流程可能引发争议：员工是否确实亲自签署了相关文件？在电子签名领域，法院已多次处理"并非本人所为"及"从未见过此文件"等辩护主张。 雇主可通过实施以下措施主动规避风险，确保电子签名与员工身份明确关联：要求员工通过个性化链接、或使用雇主无法更改或访问的唯一ID/密码访问并签署文件； 获取员工电子签名的书面确认函，或至少发送附有电子签名文件副本的确认邮件；确保文件签名时数字化记录日期与IP地址；制定电子签名政策以确保文件签名方式的一致性。
请在此处（虚拟）签署电子签名：本人已阅读并理解上述观点，将在工作中谨慎且明确地使用电子签名，如有任何疑问将联系公司法律顾问。
