Virtuelle Prüfung des Formulars I-9: Eine dauerhafte Lösung?

Da Automobilhersteller weiterhin Entscheidungen zum Thema Remote-Arbeit treffen müssen, sollten Arbeitgeber sich der Auswirkungen auf den Onboarding-Prozess und die Aufbewahrung von Dokumenten bewusst sein, da die Möglichkeit einer virtuellen oder alternativen Prüfung der Formulare I-9 besteht.

Am 18. August 2022 schlug das Ministerium für Innere Sicherheit eine Regelung vor, die virtuelle Alternativen zur Überprüfung und/oder Prüfung der Unterlagen des Formulars I-9 vorsieht. Das Ministerium begründet die vorgeschlagene Änderung mit der Notwendigkeit von Remote-Arbeitsvereinbarungen.

Vor COVID-19 verlangte das Einwanderungsreform- und Kontrollgesetz von Arbeitgebern, dass sie innerhalb von drei Tagen nach dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters die Dokumente zur Identität und Arbeitserlaubnis physisch prüfen . Am 20. März 2020 gestattete die ICE aufgrund der COVID-19-Pandemie den Arbeitgebern, die Formulare I-9 ihrer Remote-Mitarbeiter per Video, Fax oder E-Mail zu überprüfen. Die ICE verlängerte diese virtuellen Optionen, wobei die letzte Verlängerung am 31. Oktober 2022 ausläuft.

Nun schlägt das Ministerium dauerhafte Änderungen am Formular I-9 vor, um Remote-Mitarbeitern Rechnung zu tragen. Die Regelung erlaubt jedoch keine virtuellen Prüfungen. Stattdessen ermöglicht die vorgeschlagene Regelung dem Minister, diese virtuellen, alternativen Verfahren im Rahmen eines Pilotprogramms einzuführen, jedoch nur im Falle einer (speziell definierten) Notlage im Bereich der öffentlichen Gesundheit oder einer nationalen Notlage und/oder nur für bestimmte Arbeitgeber.

Das Ministerium erwägt Folgendes:

• Virtuelle Dokumentenprüfung: Die Einführung virtueller, alternativer Verfahren zur Prüfung der Identitäts- und Beschäftigungsberechtigungsdokumente gemäß Formular I-9.
• Wer darf alternative Methoden verwenden?: Die Verwendung alternativer Methoden kann auf Arbeitgeber beschränkt sein, die sich bei E-Verify registriert haben und dort einen guten Ruf genießen, und/oder es kann Einschränkungen bei der Verwendung alternativer Methoden geben, wenn ein Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Überprüfungsprozess mit einer Geldstrafe, einem Vergleich oder einer Verurteilung belegt wurde.
• Aktualisiertes Formular I-9 (mit Angabe alternativer Methoden): Ein aktualisiertes Formular I-9, das einen Abschnitt enthält, in dem Arbeitgeber angeben können, ob alternative Verfahren angewendet wurden.
• Aufbewahrung von Dokumenten: Die Aufbewahrung physischer Dokumente unabhängig von der verwendeten Untersuchungsmethode;
• Schulung zur Betrugserkennung: Eine Verpflichtung für Arbeitgeber, an einer Schulung zur Erkennung gefälschter Dokumente teilzunehmen; und
• Anti-Diskriminierungsschulung: Eine Verpflichtung für Arbeitgeber, an einer Anti-Diskriminierungsschulung teilzunehmen, die sich auf die Überprüfung von Identitäts- und/oder Arbeitsgenehmigungsdokumenten bezieht.

Für Arbeitgeber ist es wichtig, sich über diese möglichen Gesetzesänderungen auf dem Laufenden zu halten, insbesondere diejenigen, die auf eine Remote- oder Hybrid-Belegschaft umgestellt haben. Diese Änderungen können sich dauerhaft auf den Einstellungsprozess auswirken und die Notwendigkeit beseitigen, Formulare I-9 persönlich zu prüfen (zumindest für Remote-Mitarbeiter). Da das Ministerium möglicherweise die Registrierung bei E-Verify als potenzielle Vorbedingung verlangt, sollten Arbeitgeber eine Registrierung bei E-Verify in Betracht ziehen, wenn sie das alternative Verfahren mit dem Formular I-9 nutzen möchten. Je nachdem, wie die vorgeschlagene Regelung umgesetzt wird, sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter darin schulen, wie sie die Unterlagen des Formulars I-9 virtuell effektiv prüfen können, und im Voraus festlegen, wie die virtuell geprüften Unterlagen aufzubewahren sind.

Das Ministerium bittet bis zum 17. Oktober 2022 um Stellungnahmen zu den verschiedenen vorgeschlagenen Änderungen.