Le ministère du Travail publie une règle temporaire concernant la loi Families First Coronavirus Response Act

Le 1er avril 2020, le ministère américain du Travail (Department of Labor, « DOL ») a publié une règle temporaire (la « Règle ») dans le titre 29 du Code of Federal Regulations (C.F.R.), section 826, concernant l'administration des dispositions relatives aux congés payés prévues dans la loi Families First Coronavirus Response Act (la « Loi »). La règle est en vigueur du 1er avril 2020 au 31 décembre 2020.

À bien des égards, les dispositions de la règle confirment ou développent les directives sous forme de questions-réponses (« les directives ») que le ministère du Travail avait précédemment publiées en trois parties à la fin du mois de mars, et que le groupe de travail sur le coronavirus de Foley & Lardner a présentées ici, ici et ici. Étant donné que la règle et les directives couvrent en grande partie les mêmes domaines, nous avons résumé ci-dessous toutes les informations du DOL relatives à la FFCRA à ce jour, y compris certaines nouvelles dispositions clés de la règle publiée hier, afin de vous offrir un guichet unique.M

Où en sommes-nous aujourd'hui ?

La loi est entrée en vigueur le 1er avril 2020 et oblige les employeurs concernés à accorder différents types de congés payés sous la forme de congés maladie payés d'urgence (EPSL) et de congés familiaux et médicaux d'urgence (EFML), décrits ci-dessous. Ces obligations en matière de congés sont pas rétroactives. De même, tout congé payé que les employeurs auraient pu accorder pour des raisons liées au COVID-19 avant le 1er avril 2020 n'est pas pris en compte dans ces obligations en matière de congés payés. Veuillez noter que les employeurs concernés sont tenus d'afficher une affiche sur les droits des employés au titre de la FFCRA à compter du 1er avril 2020. Enfin, le ministère du Travail a indiqué qu'il y avait un délai de grâce pour les mesures d'application jusqu'au 17 avril 2020, à condition que l'employeur ait fait des efforts raisonnables et de bonne foi pour se conformer à la loi.

En outre, l'IRS a publié des informations complètes concernant les crédits d'impôt remboursables pour les paiements de congés FFCRA des employeurs concernés.

Qui est un employeur couvert tenu d'accorder un congé ?

Les directives du ministère du Travail précisent que pour déterminer si un employeur compte 500 employés ou moins, et s'il est donc un employeur « couvert » par la loi, l'employeur inclut : (i) tous les employés en congé ; (ii) tous les employés temporaires qui sont employés conjointement par l'employeur et un autre employeur, quelle que soit la masse salariale sur laquelle ces employés sont inscrits ; et (iii) tous les journaliers fournis par une agence d'intérim. Les entrepreneurs indépendants au sens de la loi sur les normes du travail équitables (Fair Labor Standards Act, FLSA) ne sont pas inclus. Le ministère du Travail a également précisé que les employés d'entités juridiques distinctes ne sont pas comptés ensemble, sauf s'ils sont des employeurs conjoints au sens de la FLSA, comme le détaille la nouvelle règle du ministère sur les employeurs conjoints (publiée le 12 janvier 2020) et comme l'explique la fiche d'information sur la règle relative aux employeurs conjoints. Le guide précise en outre (en citant le manuel des opérations sur le terrain du DOL) que pour les entreprises qui répondent aux quatre critères du test d'employeur intégré en vertu de la FMLA (gestion commune, interrelation entre les opérations, contrôle centralisé des relations de travail et degré de propriété commune ou de contrôle financier), tous leurs employés sont pris en compte dans ce seuil.

MISE À JOUR : La règle confirme en grande partie cette directive. En outre, la règle confirme que pour déterminer le nombre d'employés, l'employeur doit compter tous les employés à temps plein et à temps partiel employés aux États-Unis au moment où l'employé prendrait son congé. Concrètement, cela signifie que les employeurs qui comptent environ 500 employés doivent surveiller de près leur effectif, car ils pourraient être soumis à la loi à un moment donné avant le 31 décembre 2020.

Qui est exempté des exigences en matière de congés payés prévues par la FFCRA ?

• Exemption pour les petites entreprises dans certaines circonstances

MISE À JOUR : La règle fournit des détails indispensables concernant l'exemption potentielle des dispositions de la FMLA et des congés maladie de la FFCRA pour les employeurs de moins de 50 salariés (appelés « petits employeurs »). Conformément à l'article 29 C.F.R. § 826.40(b), pour bénéficier de cette exemption, un responsable habilité de l'entreprise doit déterminer et documenter que :

(i) Le congé demandé entraînerait des dépenses et des obligations financières pour la petite entreprise qui dépasseraient ses revenus disponibles et l'empêcheraient de fonctionner à une capacité minimale ;

(ii) L'absence du ou des employés demandant un congé entraînerait un risque important pour la santé financière ou les capacités opérationnelles de l'entreprise en raison de leurs compétences spécialisées, de leur connaissance de l'entreprise ou de leurs responsabilités ; ou

(iii) Il n'y a pas suffisamment de travailleurs capables, disposés et qualifiés, qui seront disponibles au moment et à l'endroit requis, pour effectuer le travail ou fournir les services assurés par le ou les employés demandant un congé, et ce travail ou ces services sont nécessaires pour que la petite entreprise puisse fonctionner à un niveau minimal.

Pour bénéficier de cette exemption pour les petites entreprises, l'employeur doit prouver qu'une décision a été prise conformément aux critères énoncés ci-dessus. Les documents justificatifs ne doivent pas être soumis au ministère du Travail, mais conservés par l'entreprise pendant au moins quatre ans. Il est important de noter que même si l'entreprise estime que cette exemption s'applique, elle est toujours tenue d'afficher l'avis relatif aux droits des employés prévu par la FFCRA. Bien que cela ne soit pas tout à fait clair, la règle suggère que la décision d'exemption doit être prise au cas par cas en réponse à la demande de congé de chaque employé (plutôt que de manière générale). Compte tenu de ce fait, les employeurs doivent procéder avec prudence et s'assurer qu'ils appliquent l'exemption de manière équitable et cohérente en réponse aux demandes des employés et aux besoins/exigences de l'entreprise à ce moment-là.

• Prestataires de soins de santé et intervenants d'urgence (au choix de l'employeur)

Les dispositions de la loi relatives aux congés font référence aux prestataires de soins de santé à deux égards : (1) les employés à qui un prestataire de soins de santé a conseillé de se mettre en quarantaine en raison de préoccupations liées à la COVID-19, de sorte qu'ils sont admissibles à l'EPSL ; (2) les employeurs d'employés qui sont des prestataires de soins de santé peuvent choisir d'exempter ces employés des dispositions de la loi relatives aux congés. Dans une autre précision importante, les lignes directrices indiquent que le terme « prestataire de soins de santé » a deux significations différentes dans ces deux scénarios.

Un « prestataire de soins de santé » dont les conseils de mise en quarantaine volontaire en raison de préoccupations liées à la COVID-19 peuvent être considérés comme fiables pour déclencher des obligations EPSL désigne un médecin agréé, une infirmière praticienne ou tout autre prestataire de soins de santé autorisé à délivrer un certificat aux fins de la FMLA.

En revanche, la définition d'un « prestataire de soins de santé » dont l'employeur peut choisir de l'exclure des exigences de l'EPSL et de l'EFML prévues par la loi est beaucoup plus large. Il s'agit de « toute personne employée dans un cabinet médical, un hôpital, un centre de soins de santé, une clinique, un établissement d'enseignement supérieur proposant des formations dans le domaine de la santé, une école de médecine, un service ou une agence de santé locale, un établissement de soins infirmiers, une maison de retraite, une maison de soins infirmiers, un prestataire de soins à domicile, tout établissement effectuant des tests médicaux ou de laboratoire, une pharmacie ou toute institution, tout employeur ou toute entité similaire ». Cela inclut tout établissement, installation, lieu ou site permanent ou temporaire où sont fournis des services médicaux similaires à ceux de ces établissements. Cette définition inclut toute personne employée par une entité qui passe un contrat avec l'un des établissements, employeurs ou entités susmentionnés pour fournir des services ou assurer le fonctionnement de l'établissement. Cela inclut également toute personne employée par une entité qui fournit des services médicaux, fabrique des produits médicaux ou participe de toute autre manière à la fabrication d'équipements médicaux, de tests, de médicaments, de vaccins, de moyens de diagnostic ou de traitements liés à la COVID-19. Cela inclut également toute personne que le plus haut responsable d'un État ou d'un territoire, y compris le district de Columbia, considère comme un prestataire de soins de santé nécessaire à la réponse de cet État, de ce territoire ou du district de Columbia à la COVID-19. »

Compte tenu de la nécessité d'une réponse globale à la pandémie, cette définition élargie est logique. Cela dit, le ministère du Travail encourage les employeurs à « faire preuve de discernement » lorsqu'ils appliquent cette définition afin de contribuer à prévenir la propagation du COVID-19.

La loi autorise également les employeurs à exclure les « intervenants d'urgence » des exigences relatives à l'EPSL et à l'EFML. Le guide définit un intervenant d'urgence à cette fin comme « un employé qui est nécessaire pour assurer le transport, les soins, les soins de santé, le confort et l'alimentation de ces patients, ou dont les services sont autrement nécessaires pour limiter la propagation du COVID-19. Cela inclut, sans s'y limiter, les militaires ou les membres de la garde nationale, les agents des forces de l'ordre, le personnel des établissements pénitentiaires, les pompiers, le personnel des services médicaux d'urgence, les médecins, les infirmières, le personnel de santé publique, les techniciens médicaux d'urgence, les ambulanciers paramédicaux, le personnel chargé de la gestion des urgences, les opérateurs du 911, le personnel des travaux publics et les personnes ayant des compétences ou une formation dans l'utilisation d'équipements spécialisés ou d'autres compétences nécessaires pour fournir une aide dans une situation d'urgence déclarée, ainsi que les personnes qui travaillent pour les établissements qui emploient ces personnes et dont le travail est nécessaire au maintien du fonctionnement de l'établissement. Cela inclut également toute personne que le plus haut responsable d'un État ou d'un territoire, y compris le district de Columbia, considère comme un intervenant d'urgence nécessaire à la réponse de cet État, de ce territoire ou du district de Columbia à la COVID-19. »

Une fois encore, le ministère du Travail rappelle qu'il convient de faire preuve de discernement lors de l'application de cette définition à une demande de congé.

MISE À JOUR : La règle confirme de manière importante cette directive. Bien que la règle n'exige pas explicitement une interprétation judicieuse, les employeurs doivent garder cela à l'esprit sur la base de la directive. Comme pour l'exemption accordée aux petites entreprises, la directive indique que les exemptions accordées aux prestataires de soins de santé et aux intervenants d'urgence sont accordées au cas par cas. Les employeurs doivent donc s'assurer qu'ils appliquent leurs décisions de manière équitable et cohérente.

Deux types de congés : congé maladie payé d'urgence et congé familial médical d'urgence

Comme nous l'avons déjà résumé, la loi comprend une loi sur les congés maladie payés d'urgence et une loi sur l'extension des congés familiaux médicaux d'urgence.

MISE À JOUR : La règle fournit des détails utiles sur les circonstances dans lesquelles les congés payés prévus par ces lois s'appliquent, comme indiqué ci-dessous. En outre, la règle stipule que l'utilisation de l'EPSL par un employé est « à usage unique ». Autrement dit, toute personne est limitée à un total de 80 heures d'EPSL, même si elle change d'employeur. Le nouvel employeur est uniquement tenu de fournir le solde restant de l'EPSL. La manière dont les employeurs pourront administrer ou appliquer cette disposition n'est pas claire.

Congés maladie payés d'urgence (« EPSL ») – Six raisons

Congé familial d'urgence pour raisons médicales – Une seule raison ! (Identique à la raison n° 5 de l'EPSL)

Quel est le taux de rémunération moyen régulier ?

MISE À JOUR : La règle du ministère du Travail confirme les directives selon lesquelles le taux normal est calculé à l'aide des méthodes prévues par la FLSA, tant pour les congés EFML que pour les congés EPSL. Elle guide les employeurs à travers un calcul en deux étapes pour déterminer le taux de rémunération normal moyen :

• Étape (1) : Calculez le taux normal pour chaque semaine de travail complète (en utilisant les méthodes prévues par la réglementation FLSA) que l'employé a effectuée au cours des six mois précédant le congé, ou pour toute la période d'emploi si celle-ci est inférieure à six mois.
• Étape (2) : Calculer la moyenne des taux hebdomadaires réguliers pondérés par le nombre d'heures travaillées pour chaque semaine de travail.

Il convient de noter que, dans ses directives, le ministère du Travail a indiqué que les employeurs peuvent également calculer ce montant pour chaque employé en additionnant toutes les rémunérations qui font partie du taux normal au cours de la période susmentionnée et en divisant cette somme par le nombre total d'heures effectivement travaillées au cours de la même période.

Qui travaille à temps plein, qui travaille à temps partiel, et combien de congés ont-ils droit ?

Les directives indiquent que les dispositions de l'EFML ne font pas de distinction entre les employés à temps plein et à temps partiel, bien que le nombre d'heures qu'un employé travaille normalement chaque semaine ait une incidence sur le nombre de jours de congé payé auxquels il a droit. En ce qui concerne l'EPSL, un employé à temps plein est un employé qui travaille normalement 40 heures ou plus par semaine. Un employé à temps partiel est un employé qui travaille normalement moins de 40 heures par semaine.

MISE À JOUR : La règle confirme en grande partie ces directives et fournit davantage de détails.

Comment calculer le nombre d'heures de congé EFML auxquelles vous avez droit

Aux fins de l'EFML, la règle stipule que pour calculer le droit à congé EFML, les employeurs doivent multiplier le taux de rémunération moyen régulier de l'employé (détaillé ci-dessus) par le nombre d'heures prévues, plafonné à 200 $ par jour (10 000 $ au total). Alors, quel est le nombre d'heures prévu? En vertu de la règle, il s'agit soit :

• Heures normales prévues pour la journée de travail ; ou
• Si l'horaire est variable et que l'employé est en poste depuis plus de six mois, le nombre moyen d'heures prévues pour l'employé au cours de la période de six mois précédant le congé ; ou
• Si l'horaire est variable et que l'employé est en poste depuis moins de six mois, le nombre moyen d'heures convenu entre l'employé et l'employeur au moment de l'embauche ; ou, en l'absence d'un tel accord, le nombre moyen d'heures par jour ouvrable que l'employé devait effectuer pendant toute la durée de son emploi.

Comment calculer le nombre d'heures de congé EPSL auxquelles vous avez droit

Les employés à temps plein ont droit à un maximum de 80 heures d'EPSL, et pour les employés à temps partiel, le nombre d'heures disponibles est calculé en déterminant le nombre moyen d'heures travaillées par l'employé sur une période de deux semaines. La règle précise ces calculs :

• Full-time employees (40+week). Employees with variable schedules are also full-time if their average hours per workweek (including leave taken) is 40+ over prior six months (or length of employment if <6 months).
• Part-time employees (<40 week). For part-time employees with variable schedules:
  • Si employé depuis plus de 6 mois, droit à l'EPSL = 14 fois le nombre moyen d'heures que l'employé devait travailler chaque jour civil au cours des six mois précédents (y compris les congés pris) ; ou
  • If employed <6 months, EPSL entitlement = 14x number of hours employee & employer agreed to hire; or, if no agreement, 14x average number of hours per calendar day employee was scheduled to work over entire period of employment (including leave taken).

Qui est un « fils ou une fille » ?

Les directives précisent que les termes « fils ou fille » désignent les enfants d'un employé, y compris les enfants biologiques, adoptés, placés en famille d'accueil et les beaux-enfants, les pupilles légaux et les enfants dont l'employé assumela responsabilitéparentale, ce qui signifie essentiellement qu'il a la responsabilité quotidienne de s'occuper d'eux ou de subvenir à leurs besoins financiers. Le fait qu'un enfant ait un parent biologique à la maison ne signifie pas qu'un employé ne peut pas agir en tant que parent de substitution pour cet enfant. En outre, le ministère du Travail a précisé que les enfants de plus de 18 ans peuvent être couverts par la loi s'ils souffrent d'un handicap mental ou physique qui les rend incapables de prendre soin d'eux-mêmes.

MISE À JOUR : La règle a confirmé cette orientation.

Quelles sont les obligations en matière de documentation et de conservation des dossiers pour l'EPSL et l'EFML ?

MISE À JOUR : La règle précise ce qu'un employé doit fournir en termes de préavis de congé dans le cadre de l'EPSL et de l'EFML. (Les directives ont quelque peu changé d'avis sur ce sujet, nous vous recommandons donc de vous en tenir à la règle). Pour tous les préavis, quel que soit le type de congé demandé, l'employé doit fournir : son nom ; la ou les dates pour lesquelles le congé est demandé ; le motif valable du congé ; et une déclaration orale ou écrite indiquant qu'il est dans l'incapacité de travailler en raison du motif valable du congé. Des exigences supplémentaires dépendent du type de congé :

Il convient de noter que l'obtention et la conservation de ces informations sont directement liées à la capacité de l'employeur à demander un crédit d'impôt. Il convient également de noter que le CDC déconseille d'exiger – et la règle ne l'exige pas – un certificat médical officiel justifiant le besoin de congé d'un employé. De plus, certaines ordonnances municipales l'interdisent expressément. Notre système de santé est actuellement soumis à des conditions de fonctionnement extrêmes en raison de la pandémie, et le ministère et la plupart des États ont adopté la position selon laquelle les employeurs ne devraient pas ajouter à cette pression en exigeant des certificats médicaux suffisants pour justifier un congé au titre de la FFCRA.

En ce qui concerne le délai de préavis, la règle contient des informations contradictoires. Elle indique que le congé pour s'occuper d'un enfant peut être demandé avec un préavis aussi long que possible, mais indique ailleurs qu'aucun préavis ne peut être exigé. La meilleure approche consiste à faire preuve de bon sens en fonction des circonstances, et en particulier pour le congé EPSL, la règle indique clairement que cela signifie qu'un préavis n'est exigé qu'après le premier jour de travail (ou partie de celui-ci) pour lequel l'employé prend son congé.

Que signifie être incapable de travailler/télétravailler ?

Les lignes directrices précisent que, dans le cadre de la loi, le « télétravail » signifie que l'employeur autorise l'employé à travailler depuis son domicile ou tout autre lieu autre que son lieu de travail habituel.

Un employé est « dans l'incapacité de travailler, y compris à distance » si l'employeur a du travail à lui confier, mais que l'employé ne peut pas effectuer ce travail ni sur son lieu de travail ni à distance, en raison de l'une des six raisons éligibles à un congé payé prévues par la loi.

Toutefois, si l'employeur et l'employé conviennent que ce dernier travaillera le nombre d'heures normal mais en dehors des horaires habituels, l'employé est considéré comme apte au travail. De même, dans la mesure où les employés peuvent télétravailler tout en s'occupant de leur(s) enfant(s), l'EPSL et l'EFML ne sont pas disponibles. Enfin, si un employeur réduit les heures de travail d'un employé en raison d'un manque de travail, l'employé ne peut pas utiliser l'EPSL ou l'EFML pour les heures qu'il n'est plus prévu de travailler.

MISE À JOUR : La règle confirme en grande partie cette orientation. En outre, la règle précise que ni l'EPSL ni l'EFML ne sont accessibles aux employés pour s'occuper d'enfants dont l'école/la garderie est fermée en raison du COVID-19 s'il existe une autre personne appropriée pour s'occuper des enfants pendant cette période.

Les employés peuvent-ils prendre des congés EPSL ou EFML de manière intermittente ?

En ce qui concerne les congés intermittents, le guide établit une distinction entre les EPSL et les EFML, ainsi qu'entre le télétravail et le travail sur le lieu de travail habituel.

Les employés qui télétravaillent peuvent prendre soit des congés EPSL, soit des congés EFML de manière intermittente (par tranches) pendant leur télétravail, avec l'accord de leur employeur.

Les employés qui ne télétravaillent pas peuvent prendre des congés EFML de manière intermittente, avec l'accord de leur employeur. L'employeur et l'employé doivent se mettre d'accord sur le calendrier.

Les employés qui ne télétravaillent pas doivent prendre leur EPSL par journées entières. La possibilité de prendre ce congé de manière intermittente dépend de la raison du congé :

• Une fois que l'employé commence à prendre un congé EPSL pour toute raison admissible autre que la garde d'enfants pendant la fermeture d'une école ou l'indisponibilité d'un prestataire de services de garde d'enfants en raison de la COVID-19, il doit continuer à prendre ce congé chaque jour jusqu'à ce qu'il soit épuisé ou jusqu'à ce qu'il n'ait plus de raison admissible de le prendre. En effet, l'objectif de la loi est que les employés malades restent chez eux de manière continue afin d'empêcher la propagation du virus.
• En revanche, avec l'autorisation de l'employeur, un employé qui ne télétravaille pas peut prendre un congé EPSL de manière intermittente pour s'occuper d'un enfant dont l'école est fermée ou dont le prestataire de services de garde n'est pas disponible. De plus, les employeurs et les employés peuvent convenir d'un congé intermittent de moins d'une journée complète pour les employés qui ne télétravaillent pas et qui doivent s'occuper d'un enfant dont l'école est fermée ou dont le prestataire de services de garde n'est pas disponible.

MISE À JOUR : La règle confirme en grande partie cette orientation. En outre, la règle ajoute que seul le nombre d'heures de congé effectivement prises peut être pris en compte dans le calcul des droits à congé de l'employé. Elle donne également un exemple utile : un employé qui travaille normalement 40 heures par semaine et ne prend que trois heures de congé par jour ouvrable (soit un total hebdomadaire de quinze heures) n'a pris que 15 heures de son EPSL ou 37,5 % d'une semaine de travail de son EFML.

Les employés ont-ils droit à des congés payés en vertu de la loi si leur lieu de travail est fermé ?

Selon les directives, si un employeur ferme un lieu de travail, les employés n'ont pas droit à l'EPSL ou à l'EFML. Les directives indiquent que cela s'applique indépendamment (a) du fait que le lieu de travail ait fermé avant ou après le 1er avril 2020 (date d'entrée en vigueur de la loi) ; (b) du fait que les employés soient « mis en congé » ; (c) si l'employeur déclare qu'il rouvrira à l'avenir ; ou (d) si la fermeture est due à un manque d'activité ou à une directive fédérale, étatique ou locale. Si le lieu de travail ferme alors qu'un employé est en congé payé, celui-ci n'est plus éligible au congé payé après la fermeture. Les directives invitent les employés à demander des allocations de chômage en cas de fermeture de leur lieu de travail.

Nous avions interprété ces directives sur les fermetures de lieux de travail comme soulevant la question de savoir si le nombre toujours croissant d'ordonnances « de confinement sur place » ou « de maintien à domicile » émises par les États et les collectivités locales entraînent une obligation, en vertu de la loi, d'accorder un EPSL lorsqu'un employé fait l'objet d'une ordonnance fédérale, étatique ou locale de quarantaine ou d'isolement liée au COVID-19.

MISE À JOUR : La règle ne traite pas spécifiquement des fermetures de lieux de travail, mais précise qu'une consigne de confinement sur place ou une consigne similaire donne droit à l'EPSL (à condition que l'employé ne puisse pas télétravailler et que l'employeur aurait autrement du travail à lui confier). Toutefois, si le lieu de travail est fermé et aucun télétravail ne peut être effectué, les employés ne peuvent pas bénéficier de l'EPSL.

La couverture santé reste-t-elle valable pendant les congés EPSL ou EFML ?

Les lignes directrices ont distingué l'EPSL de l'EFML sur ce point.

MISE À JOUR : La règle stipule clairement que les employés bénéficiant d'un congé FFCRA doivent conserver leur couverture dans le cadre d'un régime d'assurance maladie collectif aux mêmes conditions. La règle fournit également des détails concernant toute modification apportée aux régimes de l'employeur ou la cessation d'emploi d'un employé pendant son congé.

Le congé prévu par la loi s'applique-t-il parallèlement aux politiques existantes de l'employeur en matière de congés ?

Le guide indique que, en règle générale, non. Les employés et les employeurs doivent généralement convenir d'utiliser les congés prévus par la loi en même temps que les congés accordés par l'employeur. En d'autres termes, les employeurs ne peuvent pas « compléter » les congés payés prévus par la loi avec les congés payés que l'employé a déjà accumulés en vertu de la politique de l'employeur, sauf accord contraire. Il convient toutefois de noter que les crédits d'impôt disponibles en vertu de la loi sont plafonnés au montant maximal de l'EPSL ou de l'EFML, et qu'aucun allègement fiscal n'est disponible pour tout complément convenu.

MISE À JOUR : La règle confirme en grande partie cette orientation concernant le complément à l'EPSL ou à l'EFML. Par exemple, si les deux parties sont d'accord, un employé pourrait compléter ses 2/3 d'EFML avec 1/3 de congés payés accumulés pendant la fermeture de l'école de son enfant. Il convient de noter que la règle décrit des circonstances très limitées dans lesquelles un employeur peut exiger d'un employé qu 'il remplace par des congés payés toute période d'EFML non rémunérée, mais dans la pratique, cette situation est peu susceptible de se produire souvent. En ce qui concerne l'EPSL, la règle stipule clairement qu'un employeur ne peut exiger d'un employé qu'il utilise ses congés payés avant d'utiliser son EPSL. Enfin, la règle indique que si un employé est éligible à la fois à l'EFML et à l'EPSL en raison de la nécessité de s'occuper d'un enfant dont l'école/la crèche est fermée, ces deux prestations sont cumulables.

Les employés peuvent-ils percevoir des allocations chômage tout en bénéficiant d'un EPSL ou d'un EFML ?

En général, non. Cependant, le ministère du Travail américain (DOL) précise que chaque État dispose de ses propres règles en matière d'indemnisation chômage et qu'il a récemment clarifié la flexibilité supplémentaire accordée aux États qui étendent les allocations chômage partielles aux travailleurs dont les heures ou la rémunération ont été réduites. Les directives orientent les employés vers l'agence pour l'emploi de leur État.

MISE À JOUR : La règle ne traite pas du chômage.

Les employés ont-ils droit à un congé en vertu de la loi s'ils ont déjà utilisé tout ou partie de leur congé FMLA conventionnel ?

Conformément aux directives, les employés ont droit à l'EPSL quel que soit le nombre de jours de congé qu'ils ont pris dans le cadre de la FMLA.

Cependant, dans une clarification très importante, les lignes directrices indiquent que, pour les employeurs soumis à la FMLA avant le 1er avril 2020, l'éligibilité d'un employé à l'EFML dépend du nombre de congés FMLA conventionnels déjà pris par l'employé au cours de la période de 12 mois utilisée par l'employeur pour les congés FMLA. En d'autres termes, le ministère du Travail précise qu'un employé n'a droit qu'à 12 semaines au total de congé EFML plus le congé FMLA conventionnel au cours de la période de 12 mois. Par exemple, en supposant une période de 12 mois allant de janvier à décembre, un employé qui a pris trois semaines de congé FMLA pour une opération chirurgicale en janvier ne serait admissible qu'à neuf semaines de congé EFML à utiliser pendant la fermeture de l'école de ses enfants en raison de la COVID-19. De même, un employé qui n'a pas utilisé de congé FMLA conventionnel au 1er avril 2020, mais qui prend ensuite six semaines de congé EFML admissible, ne disposerait plus que de six semaines de congé FMLA conventionnel au cours de la période de 12 mois applicable.

MISE À JOUR : Nous avions précédemment recommandé la prudence à cet égard, étant donné l'intention claire de la loi d'accorder l'EFML à des fins totalement différentes de celles du congé FMLA. Cependant, la règle confirme sans équivoque que l'utilisation du FMLA par un employé sera décomptée de son crédit EFML, et vice versa. De plus, la règle ne fait aucune référence à ce calcul en fonction du fait que l'employeur soit couvert par le FMLA après le 1er avril 2020. Enfin, la règle précise que le droit d'un employé à l'EFML est de 12 semaines maximum, même si l'utilisation de ces semaines s'étend sur les deux périodes de congé FMLA de 12 mois désignées par l'employeur.

Les congés payés prévus par la loi sont-ils « protégés » ?

Les directives stipulent que les employés ont généralement le droit de retrouver le même poste ou un poste équivalent à leur retour d'un congé EPSL ou EFML. En outre, les directives précisent que les employés ne sont pas protégés contre les « mesures liées à l'emploi, telles que les licenciements, qui auraient eu une incidence » sur les employés, qu'ils aient pris ou non un congé. Le ministère du Travail a spécifiquement cité les licenciements dus à la fermeture d'un lieu de travail comme exemple. En outre, d'autres exceptions à l'obligation de retour au travail concernent les employés « clés » hautement rémunérés, tels que définis dans la FMLA, et les employés de certains petits employeurs (employeurs de moins de 25 salariés) dans des circonstances économiques très spécifiques décrites dans la loi.

MISE À JOUR : La règle a confirmé cette orientation.

Comme nous l'avons déjà souligné, la pandémie de COVID-19 présente un paysage juridique sans précédent et en constante évolution pour les employeurs. Par conséquent, l'interprétation ci-dessus est basée sur la meilleure évaluation possible par Foley & Lardner des informations disponibles dans un environnement en rapide évolution et incertain, et à cette fin, nous ne pouvons garantir que les autorités gouvernementales soient d'accord avec ce qui précède. Pour plus d'informations sur les mesures recommandées, veuillez contacter votre partenaire Foley. Pour obtenir des ressources supplémentaires en ligne qui vous aideront à suivre la propagation du coronavirus à l'échelle mondiale, vous pouvez consulter les sites du CDC et de l'Organisation mondiale de la santé.

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