L'abc de la fabrication sous contrat pour les entreprises émergentes de F&B en bonne santé

Un fabricant sous contrat (également appelé « co-man » ou « co-packer » ; par souci de concision, nous utiliserons désormais le terme « co-man ») est un partenaire essentiel pour la plupart des entreprises émergentes dans le secteur des aliments et boissons sains (F&B). Le co-man dispose des installations et des équipements nécessaires pour produire et conditionner vos produits à grande échelle, ce qui vous évite de dépenser des millions de dollars pour acquérir votre propre usine et vos propres capacités de conditionnement. La négociation d'un accord pour ces services de production avec un co-man (appelé sans surprise « accord co-man ») est un processus complexe, car il implique le développement de produits, la conformité réglementaire, les frais, les prévisions financières, vos recettes exclusives et la logistique du traitement, de l'étiquetage et de la livraison.  Bien qu'elle ne soit pas exhaustive, la discussion ci-dessous met en évidence certains des aspects les plus critiques d'un accord de co-man. Un bon conseil peut vous aider à négocier le meilleur accord pour vos produits uniques dans les circonstances données.

1. Spécifications du produit : un contrat de co-gestion doit inclure les détails nécessaires (généralement appelés « spécifications ») concernant votre ou vos produits afin que le co-gestionnaire puisse les fabriquer et les emballer à votre satisfaction (et à celle de vos clients). Ces spécifications doivent inclure les ingrédients, les recettes, l'emballage et les exigences en matière d'étiquetage.  Assurez-vous que votre co-man comprenne toutes les spécifications et accepte de les respecter avant de finaliser l'accord de co-man. Vous devrez également vous assurer que vous avez la possibilité de modifier vos spécifications au fil du temps si nécessaire et comprendre les changements de prix qui pourraient en découler.
2. Approvisionnement en ingrédients : Le choix du fournisseur des ingrédients utilisés dans vos produits est une décision importante. Vous pouvez choisir de confier à votre co-man l'approvisionnement de tous les ingrédients via son réseau de fournisseurs préétabli. Vous pouvez également demander à votre co-man d'acheter tout ou partie des ingrédients auprès de fournisseurs que vous avez déjà identifiés (un « achat dirigé »).  En confiant l'approvisionnement au co-man, vous gagnez du temps et de l'énergie, et vous lui confiez l'entière responsabilité de ces ingrédients et de tout problème lié à leur utilisation, notamment la qualité, les variations de prix, les pénuries, etc. Un achat dirigé vous donne plus de contrôle sur votre produit, mais signifie également que le co-man peut vous tenir responsable de tout ou partie de ces problèmes.
3. Assurance et contrôle qualité : un accord de co-gestion doit également établir des normes claires en matière de contrôle et d'assurance qualité, y compris les droits d'inspection et les procédures à suivre en cas de non-conformité. L'accord précise généralement qui est responsable de la qualité des produits à chaque étape du processus de fabrication. Le co-gestionnaire doit également fournir une garantie pour ses services, avec des recours en cas de défauts. D'autres sujets peuvent également être abordés, tels que l'audit des registres, les tests et les processus d'échantillonnage.

4. Engagements et prévisions en matière de volume : un accord de co-gestion doit préciser le volume minimum de produits à fabriquer. Sans quantité spécifiée, l'accord de vente de marchandises ne sera pas applicable ! Le co-gestionnaire peut également vous demander de fournir des prévisions, mais à moins que vous ne puissiez déterminer avec certitude vos besoins en produits au moment de la prévision, vous devez vous assurer que les prévisions ne sont que des prévisions et qu'elles ne sont pas contraignantes.

5. Droits de propriété intellectuelle (PI) : vous devez protéger vos droits de propriété intellectuelle (PI), en particulier si vos produits contiennent des informations exclusives ou des recettes uniques.  Le contrat de co-gestion doit clairement définir qui détient quoi et prévoir des mesures de protection pour toute la propriété intellectuelle utilisée ou incorporée dans le produit. Soyez très prudent si le co-gestionnaire tente de revendiquer des droits exclusifs sur l'un de ses processus de fabrication, car cela pourrait vous poser des problèmes si vous essayez de confier la fabrication de vos produits à un autre co-gestionnaire.  

6. Conformité réglementaire : en tant qu'entreprise agroalimentaire, vos produits sont soumis à diverses réglementations en matière de sécurité alimentaire. Vous devrez vous assurer que le co-gestionnaire comprend et respecte ces réglementations, et le contrat de co-gestion doit préciser les responsabilités en matière de conformité réglementaire.

7. Conditions de tarification et de paiement : Le contrat de cogestion doit clairement définir la structure tarifaire, qu'elle soit par unité, par lot ou par heure. Il doit également préciser les conditions de paiement, y compris le calendrier et les conditions de toute modification tarifaire. Récemment, il est devenu courant de voir des clauses permettant au cogérant d'ajuster unilatéralement les prix.  Idéalement, toute modification de prix devrait faire l'objet d'un accord mutuel ou, à tout le moins, être fondée sur des facteurs prédéterminés, tels que des circonstances dans lesquelles les prix sont indexés sur un indice convenu.  

8. Exclusivité : vous ne devriez jamais accepter d'accorder à un co-gestionnaire des droits exclusifs pour la fabrication de vos produits, car cela vous empêche de faire appel à d'autres co-gestionnaires pendant la durée de l'accord et rend votre entreprise particulièrement vulnérable aux perturbations de la production. Les seules exceptions à cette règle sont les cas où l'accord de co-gestion est à court terme (un an ou moins) ou lorsque le co-gestionnaire a accepté des exigences minimales en matière de performance et de quantité et que, s'il ne les atteint pas, l'exclusivité prend fin.

9. Durée et résiliation: Le contrat de cogestion doit préciser sa durée, avec les dates de début et de fin, les conditions de renouvellement (le cas échéant) et les conditions de résiliation, y compris les délais de préavis. Évitez de conclure des contrats d'une durée initiale trop longue (par exemple, plus de deux ans), en particulier si vous n'avez jamais travaillé avec le cogérant auparavant.

10. Responsabilité et indemnisation : L'accord de co-gestion doit traiter des responsabilités potentielles, notamment la responsabilité du fait des produits, les responsabilités en matière de rappel et les dommages-intérêts. Les dispositions relatives à la responsabilité et à l'indemnisation constituent certaines des clauses les plus importantes de l'accord, car elles définissent la manière dont les parties répartissent les risques.

Les entreprises émergentes dans le secteur des aliments et boissons sains auraient tout intérêt à s'assurer qu'elles disposent d'un accord de co-gestion bien rédigé et complet afin de garantir à leurs clients des produits de haute qualité et d'apporter des solutions adéquates à tout problème pouvant survenir. Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter les auteurs ou votre partenaire Foley pour toute question.

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