Nouvelle année, nouveau congé à New York : accueillez 2025 en mettant à jour vos politiques afin d'offrir un congé prénatal rémunéré

Le 1er janvier 2025 n'était pas seulement le premier jour de la nouvelle année. Dans l'État de New York, c'était la date d'entrée en vigueur d'une loi unique en son genre rendant obligatoire le congé prénatal rémunéré pour les femmes.

Ce congé, qui fait l'objet de deux ajouts à la loi sur le travail de l'État de New York, sections 196-b.2 et 4-a, a été promulgué en mai 2024 par la gouverneure de New York, Kathy Hochul. Elle a expliqué qu'elle espérait que cette nouvelle obligation améliorerait la santé et le bien-être des femmes enceintes et des bébés dans l'État de New York. Ces modifications, qui sont entrées en vigueur au début de l'année, prévoient 20 heures de congé payé toutes les 52 semaines. Ce congé doit être utilisé « pour les services de santé reçus par une employée pendant sa grossesse ou liés à celle-ci, y compris les examens physiques, les procédures médicales, la surveillance et les tests, ainsi que les discussions avec un professionnel de santé liées à la grossesse ».

Bien que les modifications elles-mêmes ne fournissent que peu de détails sur la manière dont les employeurs peuvent se conformer à la nouvelle réglementation, les directives récemment publiées par le ministère du Travail de l'État de New York (DOL) sous la forme d'une foire aux questions éclairent sur la manière dont les employeurs peuvent mettre en œuvre efficacement la nouvelle règle.

Le fait le plus important à noter concernant le congé prénatal rémunéré à New York, qui est abordé dans les directives du ministère du Travail, est peut-être qu'il s'applique à tous les employeurs du secteur privé, quel que soit le nombre d'employés de l'entreprise. Par conséquent, même les employeurs qui n'ont qu'un seul employé à New York doivent accorder un congé prénatal rémunéré à leurs employés new-yorkais. En outre, tous les employés, qu'ils soient à temps plein ou à temps partiel, ont automatiquement droit à ce congé dès leur entrée en fonction. Les employeurs ne peuvent pas exiger que le congé soit accumulé au fil du temps. La loi et les directives de l'État précisent également que le congé prénatal rémunéré s'ajoute et est indépendant de tout autre congé imposé par l'État, tel que le congé de maladie de l'État de New York ou tout autre congé accordé par l'employeur. Bien que l'absence du travail pour soins prénataux puisse être couverte par plusieurs lois ou politiques en matière de congés, en vertu de la nouvelle loi de New York sur le congé prénatal, un employeur ne peut exiger d'un employé qu'il attribue son congé à une politique particulière ou qu'il épuise ses soldes sur d'autres allocations de congés avant d'utiliser son congé prénatal rémunéré.

En ce qui concerne le traitement des demandes de congé prénatal, il est interdit aux employeurs de subordonner son utilisation à la production de documents confidentiels ou d'autres informations sur l'état de santé d'une employée. Cela dit, le congé prénatal ne peut être utilisé que par l'employée qui bénéficie directement de services de soins de santé prénataux. Les personnes qui peuvent être associées à des femmes enceintes et bénéficiant de soins liés à la grossesse ne peuvent pas bénéficier du congé prénatal. En outre, si le congé peut être utilisé pour des traitements de fertilité ou des rendez-vous médicaux, ainsi que pour des rendez-vous de fin de grossesse, il ne peut pas être utilisé pour couvrir les soins post-partum. Il est donc approprié que les employeurs limitent l'utilisation du congé prénatal aux employées enceintes. Les partenaires ou autres membres de la famille des femmes enceintes ou des femmes qui ont besoin de soins après l'accouchement ne sont pas couverts par ce congé particulier. Enfin, bien que les employeurs ne puissent exiger l'utilisation d'un nombre d'heures de congé déterminé pour un rendez-vous donné, le congé doit être pris par tranches horaires.

Les exigences en matière de tenue de registres pour les employeurs ne sont pas clairement énoncées dans la loi ou dans les directives de l'État, mais, comme les employeurs doivent le faire actuellement pour d'autres types de congés, il leur est recommandé de tenir des registres clairs et précis indiquant l'identité de la personne qui prend le congé, ainsi que la durée et la période pendant laquelle le congé a été pris.

Les employeurs new-yorkais ont tout intérêt à revoir immédiatement leurs politiques actuelles en matière de congés et à les modifier afin d'y inclure un congé prénatal spécifique et distinct de 20 heures par an, ainsi que d'autres politiques spécifiques traitant de la manière de demander et d'obtenir ce congé. Si les mois à venir nécessiteront certainement quelques ajustements de la part des employeurs afin de régler les derniers détails de la mise en œuvre de cette loi novatrice, les employeurs new-yorkais qui ont des questions sur ces changements peuvent toujours contacter les avocats de Foley pour obtenir des conseils et des orientations supplémentaires.