Aktualisierungen zu den Meldepflichten für Überstunden und Trinkgelder für 2025

Wie wir am 14. Juli 2025 berichteten , enthält der One Big Beautiful Bill Act (OBBA) eine Bestimmung, die eine Steuerermäßigung für Überstundeneinkünfte von Arbeitnehmern in den Jahren 2025 bis 2028 vorsieht.

Ursprünglich sollten die Daten zu solchen Überstundeneinkünften auf einem W-2-Formular angegeben werden. Da die Arbeitgeber jedoch gerade ihre W-2-Formulare für 2025 vorbereiten (die im Januar 2026 ausgestellt werden), hat die IRS eine Erleichterung gewährt. Arbeitgeber können nun – müssen aber nicht – die qualifizierten Überstunden in das W-2-Formular des Arbeitnehmers aufnehmen. Wenn ein Arbeitgeber sich dafür entscheidet, die abzugsfähigen Überstunden nicht in das W-2-Formular aufzunehmen, hat er dennoch Verpflichtungen und muss dem Arbeitnehmer detaillierte Angaben zu allen Überstunden machen, die in irgendeiner Form abzugsfähig sein könnten. Diese Angaben können in einem Memo an den Arbeitnehmer erfolgen, in dem erklärt wird, welche Überstunden der Arbeitnehmer geleistet hat, die für den Abzug in Frage kommen. Ab dem nächsten Jahr müssen Arbeitgeber Überstunden auf einem W-2-Formular melden, da die IRS plant, das Formular für Arbeitgeber zu aktualisieren, um solche Informationen aufzunehmen. 

Angesichts dieser Umstände müssen Arbeitgeber wissen, welche Überstundenzahlungen für Arbeitnehmer potenziell abzugsfähig sind. Zu diesem Zweck sind nur Überstunden, die gemäß dem Fair Labor Standards Act erforderlich sind, abzugsfähig. Folglich sind Überstunden, die ein Arbeitnehmer gemäß einem staatlichen Gesetz (das nicht nach Bundesrecht vorgeschrieben ist) geleistet hat, nicht abzugsfähig und sollten weder auf dem W-2-Formular noch im Bericht 2025 an den Arbeitnehmer über solche Überstunden als abzugsfähige Überstunden ausgewiesen werden.

Ein Beispiel für solche nicht meldepflichtigen Überstunden wären die in Kalifornien vorgeschriebenen Überstundenzuschläge für mehr als acht Arbeitsstunden an einem einzigen Arbeitstag. Ebenso wären Überstundenzuschläge, die ein Arbeitgeber für weniger als vierzig (40) Arbeitsstunden pro Woche zahlt, nicht abzugsfähig und würden daher dem Arbeitnehmer nicht als abzugsfähig im Sinne des Bundesgesetzes gemeldet. Solche Überstunden könnten im Rahmen eines Tarifvertrags oder eines anderen Vergütungsplans vereinbart sein, nach dem ein Arbeitgeber freiwillig Überstundenzuschläge für weniger als vierzig Stunden zahlt.

Arbeitgeber müssen sich jetzt Gedanken darüber machen, wie sie festlegen wollen, welche Überstunden den Arbeitnehmern gemeldet werden müssen. Arbeitgeber sollten außerdem ein Verfahren einrichten, mit dem sich leicht nachverfolgen lässt, welche Überstunden für den Abzug in Frage kommen, damit die entsprechenden Informationen jederzeit verfügbar sind. Und denken Sie daran: Alle Überstundenvergütungen unterliegen weiterhin der Sozialversicherung und der Medicare-Steuer.

Darüber hinaus sieht das OBBA auch einen Abzug für qualifizierte Trinkgelder vor. Qualifizierte Trinkgelder sind im Allgemeinen solche, die eine Person in einem Beruf erhält, in dem regelmäßig Trinkgelder gezahlt werden, und zwar bis zum 31. Dezember 2024. Ähnlich wie bei Überstundenzahlungen müssen Arbeitgeber für das Jahr 2025 Trinkgelder nicht separat auf einem W-2- oder 1099-Formular angeben. Die Arbeitnehmer müssen sich auf Lohnabrechnungen, Trinkgeldprotokolle und das Formular 4137 (für nicht gemeldete Trinkgelder) verlassen. Die IRS hat angekündigt, dass sie für das Jahr 2025 angemessene Methoden zur Berechnung qualifizierter Trinkgelder akzeptieren wird. Wie bei Überstunden unterliegen auch Trinkgelder weiterhin der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer. 

Es gibt Grenzen für die Beträge, die Arbeitnehmern in Bezug auf Überstunden und Trinkgelder abgezogen werden können. Daher sollten Arbeitgeber darauf achten, einem Arbeitnehmer nicht einfach mitzuteilen, dass die Beträge abzugsfähig sind, sondern ihm lediglich mitteilen, dass die Beträge möglicherweise abzugsfähig sind, um zu vermeiden, dass sie dem Arbeitnehmer unbeabsichtigt Steuerberatung leisten.