Updates for Overtime and Tip Reporting Obligations for 2025

Comme nous l'avons écrit le 14 juillet 2025, la loi One Big Beautiful Bill Act (OBBA) contient une disposition prévoyant une déduction fiscale pour les revenus des heures supplémentaires des employés entre 2025 et 2028.

À l'origine, les données relatives à ces revenus supplémentaires devaient être déclarées sur un formulaire W-2. Cependant, alors que les employeurs préparent leurs formulaires W-2 pour 2025 (qui seront publiés en janvier 2026), l'IRS a accordé un allègement. Les employeurs peuvent désormais inclure les heures supplémentaires éligibles dans le formulaire W-2 de leurs employés, mais ils n'y sont pas tenus. Si un employeur choisit de ne pas inclure les heures supplémentaires déductibles dans le formulaire W-2, il a toujours des obligations et doit fournir à l'employé des détails sur toutes les heures supplémentaires potentiellement déductibles sous une forme ou une autre. Ces détails peuvent figurer dans une note adressée à l'employé expliquant quelles heures supplémentaires il a effectuées et qui sont éligibles à la déduction. À partir de l'année prochaine, les employeurs devront déclarer les heures supplémentaires sur un formulaire W-2, car l'IRS prévoit de mettre à jour le formulaire destiné aux employeurs afin d'y inclure ces informations.

Dans ces circonstances, les employeurs doivent comprendre quelles heures supplémentaires sont potentiellement déductibles pour les employés. À cette fin, les seules heures supplémentaires admissibles à une déduction sont celles qui sont requises en vertu de la Fair Labor Standards Act (loi sur les normes du travail équitables). Par conséquent, les heures supplémentaires effectuées par un employé en vertu d'une loi étatique (qui ne seraient pas obligatoires en vertu de la loi fédérale) ne sont pas déductibles et ne doivent pas être déclarées comme heures supplémentaires admissibles sur le formulaire W-2 ou dans le rapport 2025 remis à l'employé concernant ces heures supplémentaires.

Un exemple de telles heures supplémentaires non déclarables serait le paiement obligatoire des heures supplémentaires en Californie pour plus de huit heures travaillées au cours d'une même journée de travail. De même, toute heure supplémentaire payée par un employeur pour moins de quarante (40) heures travaillées par semaine ne serait pas admissible à la déduction et ne serait donc pas déclarée à l'employé comme admissible à la déduction fédérale. Ces heures supplémentaires pourraient être prévues dans une convention collective ou un autre régime de rémunération en vertu duquel un employeur paie volontairement des heures supplémentaires pour moins de quarante heures.

Les employeurs doivent dès maintenant réfléchir à la manière dont ils détermineront les heures supplémentaires éligibles à déclarer à l'employé. Ils doivent également mettre en place un moyen de suivre facilement les heures supplémentaires éligibles à la déduction afin de s'assurer que les informations sont facilement accessibles. Et n'oubliez pas : toutes les rémunérations des heures supplémentaires restent soumises aux cotisations sociales et à l'assurance maladie.

En outre, l'OBBA prévoit également une déduction pour les pourboires admissibles. Les pourboires admissibles sont généralement ceux reçus par une personne exerçant une profession qui recevait régulièrement des pourboires au plus tard le 31 décembre 2024. Comme pour les heures supplémentaires, en 2025, les employeurs ne seront pas tenus de déclarer séparément les pourboires sur le formulaire W-2 ou 1099. Les employés doivent se fier à leurs bulletins de paie, à leurs registres de pourboires et au formulaire 4137 (pour les pourboires non déclarés). L'IRS a indiqué qu'il accepterait des méthodes raisonnables pour calculer les pourboires admissibles pour 2025. Comme pour les heures supplémentaires, les pourboires restent soumis aux cotisations de sécurité sociale et d'assurance maladie.

Il existe des limites aux montants déductibles pour les employés en matière d'heures supplémentaires et de pourboires. Par conséquent, les employeurs doivent veiller à ne pas simplement informer un employé que les montants sont déductibles, mais plutôt lui indiquer que les montants peuvent être déductibles, afin d'éviter de lui fournir par inadvertance des conseils fiscaux.

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