Updates for Overtime and Tip Reporting Obligations for 2025

Conforme escrevemos em 14 de julho de 2025, a Lei One Big Beautiful Bill (OBBA) contém uma disposição que prevê uma dedução fiscal para os rendimentos de horas extras dos funcionários entre 2025 e 2028.

Originalmente, os dados relativos a esses rendimentos por horas extras deveriam ser reportados num formulário W-2. No entanto, como os empregadores estão a preparar os seus formulários W-2 de 2025 (a serem emitidos em janeiro de 2026), o IRS concedeu algumas facilidades. Os empregadores agora podem — mas não são obrigados a — incluir as horas extras qualificadas no formulário W-2 do funcionário. Se um empregador optar por não incluir as horas extras dedutíveis no formulário W-2, ele ainda terá obrigações e deverá fornecer ao funcionário detalhes sobre quaisquer horas extras que sejam potencialmente dedutíveis de alguma forma. Esses detalhes podem ser fornecidos em um memorando ao funcionário, explicando quais horas extras ele ganhou que são elegíveis para a dedução. A partir do próximo ano, os empregadores terão que reportar as horas extras em um formulário W-2, pois o IRS planeja atualizar o formulário para que os empregadores incluam essas informações.

Dadas estas circunstâncias, os empregadores precisam compreender quais pagamentos de horas extras são potencialmente dedutíveis para os funcionários. Para esse fim, as únicas horas extras elegíveis para dedução são aquelas exigidas pela Lei de Normas Trabalhistas Justas (Fair Labor Standards Act). Consequentemente, quaisquer horas extras ganhas por um funcionário ao abrigo de qualquer lei estadual (que não seriam exigidas pela lei federal) não são elegíveis para dedução e não devem ser relatadas como horas extras qualificadas no W-2 ou no relatório de 2025 ao funcionário sobre essas horas extras.

Um exemplo dessas horas extras não reportáveis seria o pagamento obrigatório de horas extras na Califórnia para mais de oito horas trabalhadas num único dia útil. Da mesma forma, quaisquer horas extras pagas por um empregador por trabalhar menos de quarenta (40) horas por semana não seriam elegíveis para a dedução e, portanto, não são reportadas ao funcionário como elegíveis para a dedução federal. Essas horas extras podem estar previstas num acordo coletivo de trabalho ou noutro plano de remuneração em que o empregador paga voluntariamente horas extras por menos de quarenta horas.

Os empregadores precisam pensar agora sobre como determinarão quais horas extras são elegíveis para serem comunicadas ao funcionário. Os empregadores também devem estabelecer um meio de rastrear facilmente quais horas extras são elegíveis para a dedução, a fim de garantir que as informações estejam prontamente disponíveis. E lembre-se: todas as compensações por horas extras continuam sujeitas aos impostos da Previdência Social e do Medicare.

Além disso, a OBBA também prevê uma dedução para gorjetas qualificadas. Gorjetas qualificadas são geralmente aquelas recebidas por um indivíduo em uma ocupação que recebia gorjetas regularmente até 31 de dezembro de 2024. À semelhança dos pagamentos de horas extraordinárias, para 2025, os empregadores não serão obrigados a declarar separadamente as gorjetas num W-2 ou Formulário 1099. Os funcionários devem basear-se nos recibos de vencimento, registos de gorjetas e Formulário 4137 (para gorjetas não declaradas). O IRS indicou que aceitará métodos razoáveis para calcular gorjetas qualificadas para 2025. Tal como acontece com as horas extraordinárias, as gorjetas continuam sujeitas aos impostos da Segurança Social e do Medicare.

Existem limites para os montantes dedutíveis para os funcionários em relação a horas extras e gorjetas. Portanto, os empregadores devem ter cuidado para não dizer simplesmente a um funcionário que os montantes são dedutíveis, mas sim informar o funcionário de que os montantes podem ser dedutíveis, para evitar inadvertidamente fornecer ao funcionário aconselhamento fiscal.

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